Airtable

Bu rehberde: Airtable hesabınızı bir kişisel erişim anahtarıyla (personal access token) bağlarsınız. İş akışlarından Airtable tablolarına kayıt yazar, kayıtları okur, adayları (lead) bir tabloya aktarır ve tabloya yeni bir kayıt eklendiğinde iş akışı başlatırsınız.

⏱ 10 dakika

Kimlik kartı#

Ne işe yarar?#

• Kayıt yazma: form yanıtlarını, nitelikli adayları, içerik fikirlerini ya da rapor özetlerini bir tabloya yeni satır olarak ekler.
• Eşleştirerek ekleme (upsert): seçtiğiniz alanlara (ör. Email) göre kayıt varsa günceller, yoksa oluşturur; aynı kişi iki kez eklenmez.
• Okuma: bir Airtable formülüyle filtrelenmiş kayıtları iş akışına getirir; sonraki kutular her kaydı ayrı öğe olarak işler.
• Aday aktarımı: CRM'e yaz kutusu adayları Airtable tablosuna yazar; alan adlarını tablodaki sütunlarla eşleştirir.
• Yeni kayıt tetikleyicisi: tabloya bir kayıt eklendiğinde iş akışı başlar (ör. ekip Airtable'a bir içerik fikri girer, Content Creator taslağı yazar).

Ön koşullar#

• Bir Airtable hesabı ve yazmak istediğiniz tabanda (base) en az Editor yetkisi. Ücretsiz plan yeterlidir.
• OrqLabs'ta Sahip veya Yönetici rolü.

Adım adım kurulum#

A) Airtable'da kişisel erişim anahtarı#

1. airtable.com/create/tokens → Create token.
2. Ad: OrqLabs.
3. Scopes bölümüne şunları ekleyin:
   • data.records:read – kayıtları okumak için
   • data.records:write – kayıt oluşturmak ve güncellemek için
   • schema.bases:read – tabanları listelemek ve aday aktarımında alan adlarını eşlemek için
4. Access bölümünde OrqLabs'ın kullanacağı tabanları (veya tüm çalışma alanını) seçin. Anahtar yalnızca burada eklediğiniz tabanlara erişir.
5. Create token → pat… ile başlayan anahtarı kopyalayın; yalnızca bir kez gösterilir.

B) OrqLabs'ta bağlama#

1. Entegrasyonlar → Airtable → Bağla.
2. Personal access token alanına anahtarı yapıştırın.
3. Yeni kayıt tetikleyicisini kullanacaksanız Trigger base ID (app…) ve Trigger table (tablo adı veya tbl… kimliği) alanlarını da doldurun. Bu alanlar sonradan Kimlik bilgileri → Güncelle ile değiştirilebilir.
4. Bağla. OrqLabs anahtarın sahibini (/meta/whoami) okuyarak doğrular ve erişilebilen taban sayısını gösterir.

İpucu: Taban kimliği taban adresindedir: https://airtable.com/appXXXXXXXXXXXXXX/tblYYYYYYYYYYYYYY/… – app ile başlayan kısım Base ID, tbl ile başlayan kısım tablo kimliğidir. Tablo adını da kullanabilirsiniz; kimlik, tablo yeniden adlandırıldığında da çalışmaya devam eder.

İşlemler (Airtable kutusu)#

Alanlar:

• Fields (anahtar → değer): alan adı solda, değer sağda; ifadeler kullanılabilir. Örnek: Ad Soyad → {{ $json.name }}, E-posta → {{ $json.email }}.
• Fields (JSON) (gelişmiş): Fields'ın üzerine birleştirilen bir JSON nesnesi. Çoklu seçim (["Sıcak","B2B"]), bağlı kayıt (["recXXXX"]) veya sayı gibi metin olmayan değerler için kullanın.
• Convert values (typecast) açıkken (varsayılan) Airtable metni sayıya, tarihe ve yeni seçim seçeneklerine kendisi dönüştürür. Kapalıyken değer alan türüyle birebir uyuşmalıdır.
• Boş değerler gönderilmez; mevcut bir alanı temizlemez.

Test çalıştırmalarında yazma işlemleri (Create / Update / Create or update) yapılmaz; öğe testMode notuyla geçer. Okuma işlemleri test sırasında da çalışır.

Adayları Airtable'a aktarma (CRM'e yaz)#

1. CRM'e yaz kutusunda Bağlı hesap olarak Airtable'ı seçin.
2. Target alanına appXXXXXXXXXXXXXX/Tablo adı yazın (veya taban adresini yapıştırın).
3. İsteğe bağlı Field mapping ile adayın hangi bilgisinin hangi sütuna gideceğini belirleyin: E-posta → {{ $json.email }}.

Eşleme yoksa aday anahtarları tablodaki sütunlarla otomatik eşlenir: büyük/küçük harf, boşluk ve tire fark etmez; email→E-posta, name→Ad Soyad, phone→Telefon, company→Şirket/Firma gibi yaygın Türkçe adlar tanınır. Ad bulunamazsa tablonun birincil alanına adayın adı (yoksa şirket veya e-posta) yazılır. Tabloda olmayan anahtarlar ve formül, lookup, ek dosya gibi yazılamayan alanlar atlanır.

Tabloda e-posta türünde bir alan varsa ve adayın e-postası doluysa kayıt o alana göre eşleştirilerek eklenir (varsa güncellenir). Aksi halde her aday yeni bir kayıttır.

Yeni kayıt tetikleyicisi#

1. Entegrasyonda Trigger base ID ve Trigger table dolu olmalıdır.
2. İş akışına Entegrasyon olayı tetikleyicisini ekleyin → hesap: Airtable → olay: AIRTABLE · New record.
3. İş akışını Aktif yapın.

OrqLabs tabloyu 5 dakikada bir kontrol eder. İlk kontrol yalnızca başlangıç noktasını kaydeder; aktif etmeden önce eklenmiş kayıtlar iş akışı başlatmaz. Her kayıt bir kez işlenir. İş akışının ilk öğesi kaydın kendisidir: {{ $json.id }}, {{ $json.Name }}, {{ $json.fields }}, ayrıca baseId ve table.

Limitler#

Bağlantıyı test etme#

Bağlantıyı test et anahtarın sahibini ve erişilebilen taban sayısını döndürür. Belirli bir tabloya yazma iznini doğrulamaz; iş akışını List records ile tek öğede çalıştırarak tabloyu kontrol edin.

Kimlik bilgilerini yenileme#

• Anahtarlar süresizdir. Airtable'da Regenerate ettiğinizde eskisi anında geçersiz olur; yenisini Kimlik bilgileri → Güncelle ile girin.
• Yeni bir tabanı kullanmak için Airtable'da anahtarın Access listesine o tabanı ekleyin; OrqLabs tarafında bir şey değişmez.

Sık karşılaşılan hatalar#

Sık sorulan sorular#

Airtable'daki bir değişiklik (güncelleme) iş akışı başlatır mı? Hayır; bu sürümde yalnızca yeni kayıt tetikleyicisi vardır.

Birden fazla tabloyu izleyebilir miyim? Her Airtable bağlantısı bir tabloyu izler. Başka bir tablo için aynı anahtarla ikinci bir Airtable bağlantısı ekleyin.

Ek dosya (attachment) yazabilir miyim? Fields (JSON) ile [{ "url": "https://…" }] biçiminde verilebilir; CRM'e yaz kutusu ek dosya alanlarını atlar.

Sonraki adım#

• CRM aktarımı ve dışa aktarma
• Google Sheets, Notion
• Tetikleyiciler ve zamanlamalar